Een blik op wat we hebben gebouwd voor onze klanten, en wat het ze opleverde. Werkelijke cijfers van live systemen.
Webshop in boxsprings, seniorenbedden en maatwerkbedden
BoxspringFD verkoopt bedden die vaak op bestelling worden geproduceerd, met een hogere orderwaarde. Duidelijke communicatie over levertijden en orderstatus is daardoor essentieel.
De klantenservice verliep grotendeels handmatig. Terugkerende vragen zoals “waar blijft mijn bestelling” en “wat is de status van mijn order” moesten telkens opnieuw worden opgezocht en beantwoord, naast complexere tickets in Zendesk over beschadigingen en service.
Quantevo bouwde een AI-klantenserviceworkflow gekoppeld aan de mailbox en ticketomgeving. Binnenkomende e-mails worden automatisch opgehaald, gecategoriseerd op type vraag en doorgestuurd naar de juiste flow. Voor orderstatusvragen herkent het systeem het ordernummer en haalt actuele gegevens op uit het ERP. Voor FAQ- en pre-sale vragen stelt de AI-agent inhoudelijke conceptantwoorden op uit getrainde bedrijfsinformatie. Alles is gekoppeld aan Zendesk, zodat medewerkers sneller context en vervolgstappen krijgen.
Antwoorden gaan niet automatisch naar de klant. Ze worden als concept klaargezet voor menselijke controle. De medewerker blijft in de lead, de AI doet het voorwerk. Feedback op de concepten scherpt het systeem steeds verder aan op de tone of voice van BoxspringFD.
De gemiddelde reactietijd daalde met 68%. Klanten krijgen nu vaak binnen enkele uren tot een halve werkdag een inhoudelijk antwoord. Eén medewerker verwerkt ongeveer 3,2 keer meer tickets dan voorheen.
De workflow bespaart ruim 8 uur per week per medewerker, met twee medewerkers ruim 16 uur per week, wat neerkomt op circa €2.500 per maand. Daarnaast is de communicatie consistenter en minder afhankelijk van drukte of tijdsdruk.
Klantcitaat volgt binnenkort.
Kantoorinrichtingsbureau voor complete werkplekken
Worqdesk levert complete kantoorinrichtingen, vaak grote B2B-projecten met een hoge orderwaarde. Offerteaanvragen kwamen binnen via het websiteformulier en belandden in de algemene inbox. Medewerkers moesten elke aanvraag handmatig openen, beoordelen en overnemen, en offertes werden los opgemaakt in Canva, buiten het CRM om.
Bij ruim 35 aanvragen per week en zo’n 30 minuten per offerte ging daar veel tijd verloren. De follow-up gebeurde niet structureel: reminders werden vergeten of overgeslagen, waardoor warme leads bleven liggen.
Quantevo richtte het volledige offerteproces opnieuw in rondom Salesforce. Het websiteformulier bleef, maar de routing erachter werd vervangen. Nieuwe aanvragen gaan niet langer naar de inbox, maar direct naar Salesforce. Daar controleert de workflow of het om een bestaande of nieuwe klant gaat, koppelt de aanvraag aan de juiste klantkaart, en verwerkt de gegevens in een gestandaardiseerde offertetemplate. Handmatig opmaken in Canva is daarmee verleden tijd.
Na het versturen krijgt het team een Slack-melding met de belangrijkste gegevens en een directe link naar Salesforce. De follow-up loopt automatisch: na twee dagen een eerste herinnering, na vijf dagen een tweede, en zodra de klant reageert stopt de reeks. Voor grote of strategische aanvragen krijgt het team een aparte melding, zodat een medewerker persoonlijk contact kan opnemen. Automatisering waar het kan, menselijke aandacht waar het telt.
De workflow speelt ongeveer 16 uur per week aan handmatige salesadministratie vrij, wat neerkomt op circa €2.800 per maand. Offertes worden sneller aangemaakt en verstuurd, follow-ups gebeuren consequent, en warme leads blijven in beeld. Het team houdt tijd over voor het werk dat er commercieel toe doet: persoonlijk contact met high-ticket leads, klantadvies en projectbesprekingen.
Klantcitaat volgt binnenkort.